1. Документ в жизни общества. Жанры документов и их названия (имена).
О необходимости существования документов для успешного взаимодействия всех сфер общественной жизни. Общество – сложная система, которая управляется посредством определенных правил, зафиксированных либо в устной памяти на-рода (дописьменная эпоха), либо в письменном виде (в виде документов). Документ – основной управляющий текст в государстве, становление государства совпадает со становлением документа. В составе и структуре документа находит отражение идеология государства. Сложение документной системы – факт культурной жизни государства. Хорошо по-строенная документная система позволяет оформить и усовершенствовать деятельность, скрепить и объединить общест-во. Информация в документе должна быть исчерпывающей, легко воспринимаемой и легко запоминаемой во имя вос-произведения хотя бы главной идеи текста. Все документы разделены на некоторое количество жанров. Жанр есть спо-соб выражения авторского отношения к действительности, к избранному предмету описания – через текст. Жанр – свое-образный знак отношения к действительности, реализуемый в конкретном самоназвании или наименовании документа.
Жанр следует рассматривать как явление типологическое, когда можно говорить об известном единстве делового сюже-та (содержания) и композиции (формуляра) между предшествующими и последующими жанровыми формами. В дли-тельном процессе становления документных жанров обнаруживается постоянное взаимодействие исторических и типо-логических элементов. Названия документов исторически меняются, но более общее отношение высказывания к дейст-вительности, сфера функционирования, типовое содержание документа в определенной мере типологически неизменны.
Названия – определенный знак вида документа, реализующего жанр. Однако полного тождества между жанром доку-мента и именем документа, естественно, нет. Понятие жанра значительно шире понятия имени. Вместе с тем нематери-альный жанр всегда воплощается в материальном имени. Жанр независим от идеологии, а имя обычно зависит от идео-логии общества данного периода его развития, а нередко и напрямую отражает эту идеологию.
Жанр сам по себе имеет определенную модальность, но не имеет имени; имя приобретают конкретные виды документа, реализующие жанр в определенную эпоху. Существуют, например, жанры приказа, договора, просьбы и иные подобные. Однако нет и не было документа с названием просьба. В разные исторические эпохи жанр просьбы получал разные названия, причем они отражали идеологию определенного характерного периода жизни Русского государства (эволюция, например, названий документов жанра просьба: жалоба или жалобица, при Иване Грозном - челобитье или челобитная, после Петра I – прошение, после 1918 года - заявление). Виды (имеющие определенные названия) отмирают со временем вследствие необходимости отражения в них изменений в общественной жизни. Жанры же остаются «бессмертными», так как каждый жанр обслуживает определенные социальные отношения.
2. Жанры, виды и разновидности документов.
Филологи, говоря о документах, рассматривают жанры, а историки – виды. Это связано с тем, что время существования каждого отдельного типа документа строго локализовано, что и дает возможность историку рассматривать его в качестве вида. С жанрами в этом плане гораздо сложнее, филолог рассматривает эволюцию документов языка в исторической перспективе. Жанры определяются по содержанию дела и их содержание модально. Именно модальным содержание один жанр отличается от другого.
О жанре и названии – см. предыдущий вопрос. Виды и разновидности. Например, вид – грамота, ¬разновидности: купчая, кабальная и т.д. Так же и со сговорами: полюбовные, прОтивные и др.
3. История русских документов через их самоназвания в XI-XVII вв.
До Генерального Регламента 1720 года не существовало предписаний по называнию документов, вследствие чего мы можем говорить о 6 веках существования самоназваний документов. Самоназвания документов XI-XVII веков указывают на тип модальности. Количество простых (по составу) самоназваний соответствует количеству модальных типов (видов) документа, число определений в составе сложных и составных названий показывает степень дифференциации мо-дальных значений. Самоназвание являлось важнейшим элементом документа, одной из определяющих черт его стиля.
Самоназвания документов – это как бы извлеченные из текста дескрипторы, слова, от имени автора называющие веду-щие понятия содержательной и оформляющей частей документа. Употреблением определенного названия автор стре-мится представить дело возможно объективнее.
Имя документа опирается на ключевые слова текста, преимущественно глаголы, и образует с ними теснейшую семанти-ческую связь; в названиях документов глагольная лексика трансформируется в именную. Вокруг ключевых слов форми-руется и синтаксис: наиболее регулярные конструкции и структуры. Ключевые слова в названиях документов определя-ют ключевые понятия деловой жизни определенной эпохи и одновременно являются основой делового словаря своего времени.
В названии получают отражение наиболее существенные признаки жанра. Составное название документа выполняет роль символа для единого обозначения документа в целом, отражения разных его сторон. Чем больше специфических свойств у документа единого жанра, тем объемнее, "сложнее" его название.
Примеры некоторых самоназваний документов этого периода: Ведение, Выправка, Доклад, Отпуск, Подряд, Привоз, На-поминание, Объявка и т.д.
4. Русский документ XVIII века.
В 1720 году усилиями Петра I происходит «революция» в документообороте, связанная с введением новых названий ста-рых типов документов и принятием Генерального Регламента. Особенно трудно приходилось местным канцеляриям. В условиях такого насильственного иноязычного именования документы и стали называть "только по имени", то есть не по существу, а внешне, формально. В ряде периферийных канцелярий новые наименования так и не были признаны и оказа-лись за пределами привычного делопроизводства. Поэтому во второй половине XVIII в. возникает и нарастает протест против механического копирования иностранных названий для русских документов.
5. Языковые средства при оформлении научного текста.
Справка 1. Аннотация - это краткое, обобщенное описание (характеристика) текста книги, статьи.
Перед текстом аннотации даются выходные данные (ав¬тор, название, место и время издания) в номинативной форме. Эти данные можно включить и в первую часть аннотации.
Аннотация обычно состоит из двух частей. В первой части формулируется основная тема книги, статьи; во второй части перечисляются (называются) основные положения.
Субъект действия в аннотации обычно не называется, по¬тому что он ясен, известен из контекста; активнее упот-ребляются пассивные конструкции (глагольные и причастные).
Образец аннотации:
Фролов И.Г. Глобальные проблемы, человек и судьбы челове¬чества // Философия и политика в современном мире. - М.: Наука, 1989. - С. 44-60.
Статья посвящена влиянию глобальных проблем на различные стороны жизни человека и на решение вопроса о бу-дущем циви¬лизации.
В статье рассматриваются (анализируются, указаны) пути и методы решения глобальных проблем мыслителями различных направлений.
Справка 2. Реферат - это композиционно организованное, обобщенное изложение содержания источника информации (статьи, ряда статей, монографии и др.).
Реферат состоит из трех частей: общая характеристика текста (выходные данные, формулировка темы); описание ос¬новного содержания; выводы референта.
Справка 3. Требования к написанию реферата по специаль¬ности. Реферат должен раскрывать основные концепции исход¬ного текста. Реферативное изложение должно быть сжатым.
Реферат не должен превращаться в "ползанье" по тексту. Цель реферирования: создать "текст о тексте". Обильное цити-рование превращает реферат в конспект. Реферат может содержать оценочные элементы (нельзя не согласиться, автор удачно иллюстрирует и др.).
Справка 4. Рецензия - это письменный разбор, предпола¬гающий, во-первых, комментирование основных положений (толкование авторской мысли; собственное дополнение к мысли, высказанной автором; выражение своего отношения к постановке проблемы и т.п.); во-вторых, обобщенную аргу¬ментированную оценку и, в-третьих, выводы о значимости работы.
В отличие от рецензии отзыв дает самую общую харак¬теристику работы без подробного анализа, но содержит прак¬тические рекомендации: анализируемый текст может быть принят к работе в издательстве или на соискание ученой степени.
Типовой план для написания рецензии и отзывов.
1. Предмет анализа. (В работе автора... В рецензируемой работе... В предмете анализа...).
2. Актуальность темы. (Работа посвящена актуальной теме..., Актуальность темы обусловлена..., Актуальность темы не требует дополнительных доказательств (не вы¬зывает сомнений, вполне очевидна...).
3. Формулировка основного тезиса. (Центральным воп¬росом работы, где автор добился наиболее существенных (заметных, ощутимых...) результатов, является..., В статье обоснованно на первый план выдвигается вопрос о...).
4. Краткое содержание работы.
5. Общая оценка. (Оценивая работу в целом..., Суммируя результаты отдельных глав..., Таким образом, рассмат-риваемая работа..., Автор проявил умение разбираться в..., систематизировал материал и обобщил его..., Безусловной заслугой автора является новый методический подход (пред¬ложенная классификация, некоторые уточнения существую-щих понятий...), Автор, безусловно, углубляет наше пред¬ставление об исследуемом явлении, вскрывает новые его черты..., Работа, бесспорно, открывает...).
6. Недостатки, недочеты. (Вместе с тем, вызывает со¬мнение тезис о том..., К недостаткам (недочетам) работы следует отнести допущенные автором длинноты в изложении (недостаточную ясность при изложении...), Работа построена нерационально, следовало бы сократить... (снабдить реко¬мендациями...), Существенным недостатком ра-боты явля¬ется..., Отмеченные недостатки носят чисто локальный характер и не влияют на конечные результаты работы..., Отмеченные недочеты работы не снижают ее высокого уровня, их скорее можно считать пожеланиями к дальнейшей работе автора..., Упомянутые недостатки связаны не столь¬ко с..., сколько с...).
7. Выводы. (Представляется, что в целом статья... име¬ет важное значение..., Работа может быть оценена поло-жительно, а ее автор заслуживает искомой степени..., Работа заслуживает высокой (положительной, позитивной, отличной) оценки, а ее автор, несомненно, достоин искомой степени..., Работа удовлетворяет всем требованиям..., а ее автор, безусловно, имеет (определенное, законное, заслуженное, безус¬ловное, абсолютное) право...).
6. Композиция научного текста. Средство организации связного текста.
Композиция научного письменного текста.
Композиция - это строение, соотношение и взаимное рас¬положение частей произведения.
Композиционно любое научное произведение, независимо от области науки и жанра, содержит две взаимосвязанные части - описательную (обзорную) и основную.
В описательной (обзорной) части отражается ход научного исследования, при этом во введении дается обоснование актуальности научного исследования, формулируется предмет и избранный метод исследования, излагается история вопроса (если нужно) и ожидаемый результат.
В основной части научного произведения освещают¬ся методика и техника исследования, достигнутый резуль¬тат.
Все материалы, не являющиеся насущно важными для понимания проблемы, выносятся в приложение.
Выбор композиции научного произведения, ее детализация зависят от ряда факторов: от вида решаемой научной за-дачи, избранного метода исследования, области науки, жанра, традиций, индивидуального стиля автора и т.п.
Схема построения вводной части научного про¬изведения (автореферата, дипломной работы, проблемной статьи и т.п.):
• обоснование актуальности научного исследования (ак¬туальности проблемы);
• характеристика имеющихся на эту тему работ, теорий; историография вопроса;
• выделение конкретного вопроса (предмета исследова¬ния);
• выдвижение гипотезы;
• обоснование использования избранной теории (метода);
• предварительное формулирование выводов.
Схема построения заключительной части научного произ¬ведения:
• краткое изложение научного исследования;
• окончательная формулировка выводов;
• список авторских работ.
Связность при написании научного текста обеспечивается использованием определенных клишированных конструкций, глаголов с различной семантикой, вводных фраз и т.д.
7. Требования к цитате. Оформление цитат. Общие требования к цитируемому материалу (к цитате).
Цитируемый текст должен приводиться в кавычках, точно по цитируемому тексту, в той грамматической форме, в какой он дан в источнике. Пропуск слов, предложений, абзацев при цитировании допускается без искажения и обозначается многоточием. Цитирование должно быть полным, без искажения мысли автора. Цитата должна быть неразрывно связана с текстом и служить доказательством или подтверждением выдвинутых автором положений.
При цитировании не допускается объединение в одной цитате нескольких отрывков, взятых из разных мест. Каждый такой отрывок должен оформляться как отдельная цитата.
При цитировании каждая цитата должна сопровождаться указанием на источник (библиографическая сноска).
Основные правила оформления цитат
Цитата как самостоятельное предложение (после точки, заканчивающей предшествующее предложение) должна начи-наться с прописной буквы, даже если первое слово в источнике начинается со строчной буквы.
Цитата, включенная в текст после подчинительного союза (что, ибо, если, потому что и т.д.) заключается в кавычки и пишется со строчной буквы, даже если в цитируемом источнике она начинается с прописной буквы.
Например:
Цитата, помещенная после двоеточия, начинается со строчной буквы, если в источнике первое слово цитаты на¬чиналось со строчной буквы (в этом случае перед цитируемым текстом обязательно ставится многоточие), и с прописной буквы, если в источнике первое слово цитаты начиналось с прописной (в этом случае многоточие перед цитируемым текстом не ставится).
В цитатах сохраняются те же знаки препинания, что и в цитируемом источнике.
Если предложение цитируется не полностью, то вместо опущенного текста перед началом цитируемого предложения, или внутри него, или в конце ставится многоточие. Знаки препинания, стоящие перед опущенным текстом, не сохра-няются.
Когда предложение заканчивается цитатой, причем в конце цитаты стоит многоточие, вопросительный или воскли-цательный знак, то после кавычек не ставят никакого знака, если цитата является самостоятельным предложением; или ставят точку (или другой необходимый знак), если цитата не является самостоятельным предложением (входит в текст авторского предложения).
При цитировании не по первоисточнику следует указывать "Цит. по:" 8. Стилевые особенности языка деловых бумаг и документов.
Основные особенности официально-делового стиля - это: точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, исполь-зование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и доку-ментов: ха¬рактере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
• Термины и профессионализмы в соответствии тематикой и содержанием служебных документов. В первую оче-редь - это термины юридические, дипломатические бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка пред-ложение, спрос и т.п.).
• Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надле-жащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).
• Имена существительные - названия людей по признак обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания употребляются в деловой речи только в форме мужского рода
• (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).
• Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (исполнение, нахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).
• Сложные отыменные предлоги, выражающие стандарт¬ные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.).
• Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).
• Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.).
• "Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произ¬нести реконструкцию, провести расследование и т.п.), в от-личие от параллельных им глагольных форм (помочь, ре¬конструировать, расследовать и т.п.).
• "Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воз-действия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.).
• Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не воз¬ражает..., Коллегия не отклоняет...; Ученый совет не от-вергает... и т.п.).
• Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; пред-ложение одобрено; документация возвращена и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо ука-зать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т.п.).
Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в тек-стах документов закономерно и закреплено тради¬цией.
9. Личные лексические и грамматические ошибки в текстах, документах.
Лексические ошибки:
• Неправильное использование слов-терминов.
• Неуместное или неоправданное употребление ино¬странных слов.
• Употребление архаизмов.
• Плеоназм и тавтология.
• Неразличение паронимов.
• Ошибки в употреблении синонимов.
Грамматические ошибки:
• Неправильное употребление падежей. Наиболее частот¬ным является неправильное употребление существитель-ного в родительном падеже вместо дательного.
• Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить:
1. Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с не-оду¬шевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т.п.
2. Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.
3. Как правило, склоняются нерусские фамилии на без¬ударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.
4. Склоняются русские и иноязычные фамилии на со¬гласный звук, если относятся к мужчинам.
5. Не склоняются, если относятся к женщинам или к суп¬ружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.
• Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: *Изменение графика отпусков ра-ботников отдела нежелательное (нежелательно).В качестве сказуемых краткие формы имен прилага¬тельных бо-лее употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.
• Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.
• Нарушение правил употребления деепричастных обо¬ротов. Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т.п. Кроме того, со-ставители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным обо-ротом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.
• Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о.
• Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В письменной речи информационная роль по-рядка слов возрастает к концу предложения.
Помимо лексических и грамматических ошибок в текстах могут встречаться ошибки в употреблении фразеологизмов, ошибки, связанные с неправильным написанием слов с прописной или строчной буквы. 10. Элементы административного речевого этикета.
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внима¬ния.
1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обра-щения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отче-ство, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата Придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, вытесняется словом господин, используемым в миро-вой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец" не следует употреб-лять - текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.
3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать *мною решено. Правильно: я решил, В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средст-вом и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.
Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного ре¬чевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут под¬сказать выбор слов и выражений.
11. Личные документы, их названия и структура.
К личным документам относятся заявление и доверенность.
Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу уч-реждения. Этот тип документа обладает определенной структурой:
1. Расположение частей заявления:
• наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
• фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;
• после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
• текст заявления пишется с красной строки;
• дата ставится слева; подпись - справа.
2. Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в вини-ельном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
3. Клишированные формы:
• просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.)
• конструкции для ввода аргументации: ввиду того что..:, в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что ?)...
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо). Структура:
1. Расположение частей доверенности:
• наименование документа пишется в центре строки;
• текст начинается с красной строки;
• дата - слева, подпись - справа;
• под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
2. Клишированные формы:
Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...).
12. Распорядительные документы. Их названия и структура.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присво-енной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и ограни-заций, кото¬рым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: рас-поряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого во-проса, разового случая.
Приказ является самым распространенным видом распоря¬дительного документа, применяемого в практике управле-ния. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предпри-ятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положе-ний, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемеще-ния, увольнения работников и др. Московское городское объединение
книжной торговли "Москнига"
Приказ
15.05.93 №37
Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодежи
Во исполнение решения Правительства Москвы от 24.04.93 №4281 "Об активизации работы по пропаганде и распро-странению среди молодежи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государ-ства"
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Директорам магазинов городского подчинения организовать
книжные выставки, раскрывающие роль молодежи в перестройке,
к 01.07.93.
2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди моло-дежи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общества любителей книги к 15.07.93.
3. Директору магазина т. Зайцевой Л.А. разработать пред¬ложения о создании молодежного клуба книголюбов на базе магазинов № 185 "Молодая гвардия" до 05.07.93.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли т. Петрова И.В.
Генеральный директор (личная подпись) А.В. Горбунов 1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.
Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т.п.
2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - кон¬статирующей и распорядительной.
Констатирующая часть - это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
3. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повели-тельной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет - в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предо-пределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, реша¬ет (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выде¬ляются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.
4. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляю¬щей части.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом Пункте указываются исполнитель (организация, структурное Подразделение, конкретное должностное лицо), предписывае¬мое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно.
Например: Директорам заводов...; Руководителям архивов…
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.
Например: Кому? что сделать? - подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т.д. 13. Вопрос по выбору…
14. Административно-организационные документы. Названия, структура.
К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.
Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекра-щение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и ор-ганизациями, так и между организациями.
Контракт с работником
гор._____ " " 19 г.
наименование фирмы
именуемая в дальнейшем "Фирма", в лице
____должность, фамилия, имя, отчество_ , с одной стороны, и
_____фамилия, имя, отчество___, именуемый в дальнейшем Сотрудник, с другой стороны, заключили договор о ниже-следующем:
1. Фирма предоставляет ___фамилия, имя, отчество___
работу в качестве __название должности___ с возложением на него обязанностей:
а)
б)
в)
г)
д)
е)
2. За выполненную работу Фирма обязуется выплачивать
месячную заработную плату в условно-среднем размере _____ рублей. В зависимости от количества, качества, дисцип-лины труда и культуры поведения реальная заработная плата может повышаться по итогам работы за месяц на 100% или снижаться до 50 % по схеме, с которой предварительно ознакомлен и согласен.
Выплата зарплаты производится один раз в месяц, не позднее 5-го числа следующего месяца.
По усмотрению руководства Фирмы может выплачиваться премия.
3. Условия труда и отдыха: пятидневная рабочая неделя, рабо¬чий день - ненормирован, выходные дни - суббота, воскресенье, ежегодный отпуск - 30 календарных дней, с выплатой средне¬месячного заработка, оплата бюллетеней про-изводится в соответствии с законодательством.
4. Фирма оплачивает месячный проездной билет на все виды городского транспорта (кроме такси).
Если Сотрудник проживает за городом (или пользуется дачей), то Фирма оплачивает ему проездной билет на приго-родном поезде.
Оплата производится при условии сдачи в бухгалтерию про¬ездного билета за прошедший месяц в двухдневный срок с под¬писью Сотрудника, сдавшего билет.
5. Срок действия контракта три месяца, начиная с "____" 19_______г.
По согласованию сторон контракт может быть расторгнут в любое время.
Если одна из сторон письменно не заявит о прекращении договора за истечением обусловленного срока, контракт каждый раз автоматически продлевается на такой же срок.
По инициативе Фирмы контракт может быть досрочно рас¬торгнут без каких бы то ни было дополнительных выплат и компенсаций, в случае: а) прогула, б) двухкратного грубого нарушения трудовой дисциплины в течение 30 дней, в) появ-ления на работе в нетрезвом состоянии.
В остальных случаях, при досрочном расторжении контракта по инициативе Фирмы, последняя обязана выплатить средне¬месячный заработок в качестве выходного пособия.
___фамилия, имя, отчество__ может досрочно по своей инициативе расторгнуть контракт в случае, если Фирма на-рушает принятые на себя обязательства. В административно-организационных документах широко применяется рубрицирование, необходимое при перечис-лении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Существуют некоторые правила рубрицирования, которые следует знать.
Деловые тексты часто включают в себя различные пе¬речни, которые требуют условных обозначений. Четкость в чле-нении рубрицируемого текста достигается применением ря¬ди технико-пунктуационных правил:
1) для обозначения частей перечней используются про¬писные буквы {А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.) - в качестве высшего уровня членения; арабские цифры (1, 2, 3 и г д.) - в качестве среднего уровня членения; арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.) в качестве низшего уровня членения;
2) после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка (а), 1), АЛ.);
3) при рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)...; 2)...;). Точка ставится в конце рубрик (1. ... 2.), оформленных без скобок;
4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками.
15. Информационно-справочные документы. Названия, структура. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юриди¬ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирую-щий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констати¬рующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. 1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2. Внутренние докладные записки, подаваемые руково¬дителю структурного подразделения или руководителю учреж¬дения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подпи¬сывает - составитель.
3. Вн
|